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こんにちは！
経理開花プロジェクトチームの由井です。
遅ればせながら
新年あけましておめでとうございます！
本年もよろしくお願い致します。
昨年は新型コロナウィルスによる大きな打撃をうけた年でした。
一方でテレワークを筆頭に、コロナが時代の流れを加速させている側面もあります。
経理業務を取ってみても、各機能の連携を用いた定型業務の自動化は、広く一般的なものとなりつつあります。
RPAツールや既存システムのRPA機能を活用することで、思わぬ効率化を図ることも可能です。
しかし、自社固有のソフトウェア開発や導入は実用までにコストも時間も多くかかり、
手軽に導入に踏み出せない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、導入が比較的容易である、市販会計ソフトの自動化機能に絞り、
これらを活用した場合の以下3点についてお話しします。
１．経理で自動化できる主な業務
２．経理自動化のメリット
３．導入までに検討すべきこと
１．経理で自動化できる主な業務
・証憑（しょうひょう）からの取込、入力業務
以前の経理業務では、受け取った証憑を人間が読み取り、会計ソフトやエクセル等に
入力していくことが定型業務となります。
しかし、現在では紙面から文字を読み取るOCR技術の発達により、請求書や領収書から
必要な情報を読み取って仕訳まで計上してくれる機能のある会計ソフトが多くなりました。
すでに90％の精度で読み取れるOCR製品もあります。
※OCR（光学的文字認識）…手書きや印刷された文字を、スキャナやカメラによって読みとり、
コンピュータで利用できる文字コードに変換する技術・装置
・会計ソフトへの記帳業務
預金通帳を介した取引の計上やクレジットカードの利用内訳を人の手で一仕訳ずつ入力している場合、
口座ごと多くの入力業務や毎月の通帳記帳等、多くの時間を費やすことになります。
インターネットバンキング等を活用し会計ソフトと連携することで、これら業務を自動化することができます。
また特定のレジをご利用であれば、売上データを会計ソフトと連携させることも可能です。
・データ突合業務
人間により入力されたデータと実際の証憑に記載されている金額はヒューマンエラー等により
金額が一致していないことがあります。
例えば交通費精算でも、クレジットカードの明細と経費精算申請書との金額が異なる等様々なエラーが起こり得ます。
このように突合の結果が一致しなかった場合には、その原因をつきとめるために多くの時間を要することもあり、
大きな負担となっていました。
自動化を適切に活用することができれば、買掛金や売掛金の消込などの突合業務を
会計ソフトが自動的に照合し、不一致の原因となるものをはじきだしてくれます。
２．経理自動化のメリット
経理の自動化で経理業務に係る時間が短縮されることで、以下のようなメリットがあります。
・労働環境の改善
定型業務を自動的に処理できる体制を整えることで、経理業務に充てる時間が減り、
繁忙期においても残業等の労働時間を改善する一助となります。
・より付加価値の高い業務への人材投入
これまで経理業務に充てていた時間をより付加価値の高い業務へ投入でき、生産性の向上が見込まれます。
・正確で新鮮な情報による経営戦略策定
自動化により経理業務の正確性と速度が向上することは、経営戦略のために必要である情報を
これまでよりも早期に抽出することにつながります。正確で新鮮な情報に基いて、経営戦略を策定できます。
・業務の正確性の向上によるリスク緩和
経理業務は金銭を取り扱うという性質上、正確性が求められる業務です。
自動化では決められた設定に基づき情報を処理するので、入力ミスを未然に防ぐことができます。
３．導入までに注意・検討すべきこと
・導入時の注意点
会計ソフトの自動化はあらかじめ設定した作業しかできないことから、初めての取引先との取引や
複雑な内容の仕訳を計上する場合は人による修正が必要です。
また、データ照合の結果不一致が発生した際には、発見はできますがそれ以降の対応はできません。
その他、費用のうち必要のないものをピックアップして改善の提案をしたり、
資金繰りのための財務戦略を練ったりなどの提案も自動化後に人が行う業務です。
・検討方法
以下の手順で考えていくのが最終的な業務改善を実現するコツです。
- 改善したい業務工程を決定する
↓
- 自動化に頼るべき業務がどれだけあるのかを把握する
↓
- 既存システムの仕様変更・設定変更と新規導入ではどちらがコストをかけずに変化に対応できるかを考える
日々の業務を行う中で、上記手順を追うことは難しい方もいらっしゃるかと思います。
当社では、長野県の中小企業を主な対象として経理業務の自動化支援を行っていますので、
ご気軽にHP申込フォームより無料相談へお越しください！
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