こんにちは！

経理業務自動化コンサルティングプロジェクトです！

いつもブログをご覧いただきありがとうございます。

今回は、中小企業が電子帳簿保存制度へ対応をする際に必要なことについてお話しします。

電子帳簿保存制度とは、税法上保存等が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書など（国税関係書類）」を、紙でなく電子データに保存することに関する制度の事です。

この元となる「電子帳簿保存法」自体は、実は1998年に制定されていました。

その後は時代の流れや、2020年の新型コロナウイルス感染症に端を発したリモートワークの浸透などの影響もあり、最新の令和5年度税制改正の内容へと改正が行われています。

■電子帳簿保存制度の全体像
１、電子帳簿等保存
　　自分で最初から一貫してPC等で作成している帳簿や国税関係書類は、電子データのまま保存「できる」。

２、スキャナ保存
　　決算関係書類を除く国税関係書類（領収書、請求書など）は、スマホやスキャナで読み取った電子データを保存することが「できる」。

３、電子取引データ
　　注文書･契約書･送り状･領収書･見積書･請求書などに相当する電子データ（メールなど）をやりとりした場合には、その電子データ（電子取引データ）を保存「しなければならない」。
　　
「　」で強調させていただきましたが、上記のうち３、電子取引データについては、「しなければならない」義務であるため、ほとんどの事業者（所得税・法人税を申告している事業者）は、2024年1月1日以降「取引情報を原則データ」で「電子帳簿保存法の要件に則って保存する」必要があります。

現在対応が急がれているのは、電子帳簿保存制度のうち、「３、電子取引データ」の部分になってくるわけですね。

では、来る2024年1月に向けて、私たちが準備していけばよいことはなんなのでしょうか？

まずは自社の「３、電子取引データ」を確認し、その保存方法を決定しましょう。

その際には、下記のポイントも併せて検討することをお勧めします。

①適切なソフトウェアの導入
電子帳簿保存法に対応したソフトウェアを導入することが重要です。ソフトウェアは、データの正確性、保存の安全性、取り扱いの容易さなどを考慮して選びましょう。

②データのバックアップとセキュリティ対策
電子化したデータは定期的にバックアップを取り、保存の安全性を確保する必要があります。また、セキュリティ対策も重要です。不正アクセスやデータ漏洩を防ぐため、適切な対策を講じましょう。

③社内の意識啓発と教育:
電子帳簿保存法の遵守は全社的な取り組みが必要です。社内の関係者に対して、法律の重要性や遵守方法についての意識啓発や教育を行いましょう。

④専門家の助言を求める:
電子帳簿保存法についての理解が不十分な場合は、専門家の助言を求めることもおすすめです。税理士や会計士などの専門家が、正確な情報とアドバイスを提供してくれます。

もし余裕があれば、これを機会に「自社の書類の流れ」も確認してみてはいかがでしょうか。

皆様の会社では、どのような書類が、どこから来て、どこに保管されているのでしょう。

そのルートを見える化してみると、電子取引データを見つけるだけでなく、「１、電子帳簿等保存」「２、スキャナ保存」できる部分があるかもしれません。

電子帳簿保存制度への対応は面倒な部分も多いと思いますが、バックオフィスを見直す一つのキッカケとして前向きに捉えてみてはいかがでしょうか。

ISTコンサルティングでは電子帳簿保存制度も踏まえたバックオフィス効率化支援のご相談も随時受け付けております。

どうぞお気軽にお問い合わせください。