お問い合わせ■ ご相談の背景
今回ご紹介するのは、
経理担当者1名で経理業務を行っていた企業様の事例です。
経理担当者が一人で
・勤怠管理
・給与計算
・経費精算
・請求管理
・会計入力
などを担当していました。
特に
給与計算の時期
請求書発行の時期
は業務が集中し、残業が続く状態となり、
「このままでは業務を続けるのが難しい」
という状況から、
経理業務の効率化を検討することになりました。
■ 導入前の状況
これまでの経理業務は、
過去の担当者が作成したExcelを使って運用していました。
そのExcelは
・勤怠管理
・給与計算
・請求額の確認
まで行える、非常によく作られたものでした。
しかし次のような問題がありました。
・法律や料率の改定に対応できていない
・Excelの仕組みを理解している人が少ない
・業務マニュアルの作成が難しい
・緊急時に他の人が代行できない
そのため、経理担当者自身も
「このまま続けていて大丈夫なのか」
という不安を抱えており、
業務の属人化が大きな課題となっていました。
■ 実施したサポート
今回のサポートでは、
Excelで行っていた業務を会計ソフトへ移行する
という方針で進めました。
まずは、経理担当者の方から
・1か月の業務の流れ
・現在使用しているExcel
・作業内容
を詳しくヒアリングしました。
なお、請求書については既存ソフトが使用されていたため、
その部分は変更せず、その他の業務をソフトへ移行しました。
■ 勤怠管理
従業員のスマートフォンにアプリを導入し、
各自が入退社を入力する仕組みに変更しました。
また、勤怠設定については
・現在の就業規則
・雇用契約内容
を確認した上で、
最終的には社会保険労務士の先生と相談しながら設定を行いました。
■ 給与計算
勤怠データは自動で給与ソフトへ連携されるため、
・勤務時間の確認
・給与計算
の作業が大幅に簡略化されました。
確認後はそのまま給与計算を行い、
振込手続きまで進めることができます。
■ 会計ソフト入力
会計ソフトでは、
・インターネットバンキング
・クレジットカード
とのデータ連携を行いました。
さらに、
毎月同じ取引については
自動仕訳の設定を行うことで
・入力作業の削減
・入力ミスの防止
を実現しました。
■ 経費精算
経費精算もアプリを導入し、
従業員がスマートフォンから
直接申請できる仕組みを作りました。
また、
よく使う経費項目を限定することで
誰でも迷わず簡単に入力できる設定を行いました。
■ 改善されたポイント
今回の取り組みで大きく改善された点は次の通りです。
・Excel管理を減らし、ソフト中心の運用へ変更
・転記ミスの減少
・確認作業の効率化
・従業員自身による勤怠入力
・従業員自身による経費精算申請
これにより、
経理担当者の作業時間が大幅に削減され、
月内の業務の偏りも解消されました。
■ カリキュラム終了後の状態
サポート終了後には、次の体制が整いました。
・会計ソフト入力を自社で実施
・月次試算表の作成
・シンプルな経理ルールの確立
・経理担当者の残業時間の削減
業務の属人化も解消され、
誰でも対応できる経理体制が整いました。
■ まとめ
Excelは便利なツールですが、
・法改正への対応
・業務の属人化
・転記ミス
などの問題が起こりやすい面もあります。
今回の事例のように、
会計ソフトの機能を適切に活用することで
・業務効率
・作業の正確性
・経理担当者の負担
を大きく改善することができます。
■ 経理業務の見直しを検討している方へ
当社では、
・会計ソフト導入サポート
・自社で試算表を作れる経理体制づくり
・経理業務の効率化サポート
など、
実務に即した経理サポートを行っています。
・経理業務が属人化している
・Excel管理に限界を感じている
・試算表を早く確認したい
・経理担当者の負担を減らしたい
このようなお悩みがある方は、
お気軽にご相談ください
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