お問い合わせ試算表を自社で作成できるようになった企業の事例
■ ご相談の背景
今回ご紹介するのは、長年 手書きで経理処理を行っていた企業様の事例です。
これまでの経理業務は
・手書きの現金出納帳の作成
・預金通帳の余白に取引内容を記載
・領収書や通帳コピーを会計事務所へ提出
という方法で行われていました。
その資料をもとに会計事務所が入力を行い、試算表を作成するという流れでした。
しかし、今後の 世代交代 を見据え、
・属人的な経理処理を見直したい
・誰が見ても分かる経理にしたい
・引き継ぐ方の負担を軽くしたい
というご相談をいただいたことが、今回のサポートのきっかけでした。
■ 抱えていた課題
お話を伺う中で、次のような課題がありました。
・経営者自らが手書きで会計処理を行っていたため、内容を理解している従業員がいない
・今後は社長の奥様が経理を担当する予定だが、経理経験がなくパソコン操作にも不安がある
・給与計算も手書きで行っており、支給手当の条件が曖昧な部分があった
このままでは、世代交代後に経理業務をスムーズに引き継ぐことが難しい状況でした。
■ 実施したサポート
今回のサポートでは、
できるだけシンプルで分かりやすい仕組みを作ることを重視しました。
売掛金・買掛金管理の整理
売掛金や買掛金、未払金については、手書きの一覧表で管理していました。
そこで、集計作業を簡単にするため
シンプルなExcel管理表を作成しました。
売上については専用ソフトもありましたが、現時点では操作が難しい状況だったため、
・回収サイクルごとに整理
・資金繰り表としても使える形式
のExcelで管理する方法をご提案しました。
買掛金や未払金についても同様にExcelを作成し、まず1か月分をこちらで入力しながら、集計が簡単になる仕組みを確認していただきました。
パソコン操作に不安がある奥様でも使いやすいよう、できるだけシンプルな表にしています。
給与計算のソフト化
給与計算については、まず現在の計算方法を確認しました。
そのうえで
・給与計算ソフトの導入
・現在の計算方法に合わせた設定
を行いました。
これまで曖昧だった手当についても
支給ルールを整理していただき、
「悩まず計算できる仕組み」
を作りました。
会計ソフトの導入
会計入力については、奥様が操作しやすいよう設定を行いました。
例えば
・取引先登録
・摘要登録
・仕訳パターン登録
などの機能を使い、
文字入力をできるだけ減らし、選択するだけで入力できる仕組み
を作りました。
■ 改善されたポイント
給与計算ではソフトを使うことで
・計算ミスの防止
・所得税の自動計算
・住民税の一括入力
・社会保険料の自動計算
・介護保険料の対象年齢の自動判定
など、人の判断ミスを防ぐことができるようになりました。
また会計入力では
・インターネットバンキングの自動取込
・自動仕訳の設定
・仕訳パターン登録
を行いました。
これにより
・日々の入力
・月末処理
がルール化され、スムーズに処理できるようになりました。
■ カリキュラム終了後
サポート終了後には
・試算表を自社で作成できる体制が整備
・翌月には利益の確認が可能
・経営判断に役立つ試算表の作成が可能
となりました。
また給与計算についても、手書きからソフトへ変更したことで
作業時間を大幅に削減することができました。
■ 世代交代を控えている企業様へ
世代交代が近づくと、
・独自の経理処理をどう引き継ぐか
・手書きの帳簿をどう整理するか
・経理担当者の負担をどう減らすか
といったお悩みが出てくることがあります。
当社では
・会計ソフト導入支援
・経理業務の整理
・誰でも対応できる経理ルール作り
など、実務に合わせたサポートを行っています。
「うちのやり方は特殊だから相談してもいいのだろうか」
「今さら経理のやり方を変えるのは不安」
そのようなご相談を多くいただきます。
経理のやり方は会社ごとに異なりますので、まずは現在の状況を整理するところから始めることが大切です。
小さな疑問でも構いませんので、お気軽にご相談ください
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