お問い合わせ業務の属人化を解消し、誰でも対応できる体制を構築した事例
■ ご相談の背景
今回ご紹介するのは、長年一人の経理担当者が経理業務全般を担っていた企業様の事例です。
経理担当者は非常に優秀な方で、日々の経理業務から会計資料の作成まで一人で対応していました。
そのため会社としても特に不安を感じることなく、長年同じ体制で業務を続けていました。
しかしある日、経理担当者が体調を崩し、業務を継続することが難しい状況となりました。
その時になって初めて、
「誰も経理業務の内容を把握していない」
という問題が表面化したのです。
社長様も、
・どの書類が必要なのか
・どこに保管されているのか
・どのような手順で処理しているのか
が分からない状態でした。
そこで今回は、新たな経理担当者を採用するのではなく、
経理業務を見える化し、身内でも対応できる体制を作る
ことを目的にサポートを行いました。
■ 抱えていた課題
最大の課題は、経理業務の属人化です。
長年同じ担当者が行っていたため、
・書類の保管場所が分からない
・どの資料を作成すれば良いのか分からない
・会計ソフトへの入力方法が分からない
・業務の優先順位が分からない
という状態になっていました。
また、今回引継ぎを行う方は経理経験者ではありません。
そのため、
前任者と同じレベルの業務を再現することではなく、
まずは会社の経理業務を止めないことを最優先に考えました。
■ 実施したサポート
書類整理と保管ルールの見直し
まずは事務所内の書類整理からスタートしました。
会社には日々多くの書類が届きます。
しかし、どの書類が必要で、どこへ保管するべきかが明確になっていませんでした。
そこで、
・必要な書類
・保管が必要な書類
・不要な書類
を一緒に確認しながら整理しました。
また、これまで複数に分かれていたファイルを見直し、
必要な書類をできるだけ少ないファイルに集約しました。
これにより、
「どこにあるか分からない」
という状態を解消しています。
必要最低限の書類作成へ
前任者は非常に丁寧な管理をされていました。
しかし、その方法をそのまま引き継ぐことは現実的ではありませんでした。
そこで、
会計処理に必要な書類を洗い出し、
まずは最低限必要な資料だけを作成する体制へ変更しました。
完璧を目指すのではなく、
継続できる仕組みを作ることを優先しています。
会計入力の簡素化
会計入力については、
入力する順番を整理するとともに、
・定型仕訳の登録
・取引先登録
・摘要登録
を行いました。
これにより、
勘定科目や摘要を毎回手入力する必要がなくなり、
選択するだけで入力できる環境を整備しました。
■ 改善ポイント
今回の改善では、
「前任者と同じように行う」
のではなく、
「誰でも対応できるようにする」
という考え方で進めました。
具体的には、
・必要な書類を明確にしたこと
・書類の保管場所を整理したこと
・業務の流れを見える化したこと
・会計入力を簡素化したこと
が大きなポイントとなっています。
また、将来的な選択肢として、
外部委託の活用についても検討していただきました。
■ カリキュラム終了後
サポート終了後には、
・書類整理のルールが明確になった
・必要な書類を定期的に作成できるようになった
・会計入力を滞らせない習慣ができた
・経理業務の全体像が見えるようになった
という変化が生まれました。
また、
「前任者のような完璧な資料を作らなくても、適切な会計処理はできる」
ということを理解していただき、
経理業務に対する不安も大きく軽減されました。
■ まとめ
経理担当者がお一人の場合、
長年問題なく業務が回っているほど、属人化は進みやすくなります。
しかし、
担当者しか分からない状態は、会社にとって大きなリスクでもあります。
大切なのは、
完璧な業務を引き継ぐことではなく、
誰でも継続できる仕組みを作ることです。
今回の事例では、
業務の見える化と整理を行うことで、経理経験者でなくても対応できる体制を構築することができました。
「うちの経理も担当者しか分かっていないかもしれない」
そう感じたことはありませんか。
経理担当者がお一人の場合、どこにどんな書類があり、どのような手順で業務が進んでいるのか、一度確認してみることをおすすめします。
小さな疑問でも構いませんので、お気軽にご相談ください。
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