会計ソフトのクラウド化をきっかけに給与計算も見直し

長年そのままだった給与設定を整理した事例

今回ご紹介するのは、会計ソフトのクラウド化をきっかけに、給与ソフトも含めて業務全体を見直した企業様の事例です。

会計ソフトと給与ソフトは、必ずしも同じシステム会社の製品を使用する必要はありません。

ただし、同じシステム会社のソフトを使用することで、給与計算後の仕訳を会計ソフトへ連携できるなど、業務を効率化できる場合があります。

そこで今回は、会計ソフトのクラウド化とあわせて給与ソフトについても見直すことになりました。

そして移行を進める中で、

「現在の給与計算の設定そのものも、一度確認した方がよいのではないか」

ということになりました。

給与ソフトは、一度設定すると、その後あまり設定内容を確認しないことも多いのではないでしょうか。

しかし長い年月の間には、

・新しい支給項目が増えた
・手当の内容が変わった
・就業規則や給与規程が変更された
・給与計算だけでなく社会保険手続きにも利用するようになった

など、会社側の状況も変化します。

そこで、就業規則や給与規程を確認しながら、現在の会社のルールと給与ソフトの設定に違いがないかを確認しました。

特に確認したのが、残業手当の計算の基礎となる賃金の設定です。

給与ソフト導入後に新しい手当が追加されている場合などは、

「この手当は残業手当の計算に含めるのか」

といった確認が必要になります。

また、算定基礎届や月額変更届など、社会保険の手続きに給与ソフトを利用している場合には、それぞれの支給項目について社会保険上の設定も確認しました。

給与計算だけできていればよいのではなく、その後の手続きまで含めて正しく設定されているかを見ることが大切です。

残業手当などの計算に関係する、所定労働日数や所定労働時間についても確認しました。

年間休日や勤務カレンダーが変わっていても、給与ソフトの設定が以前のままになっていることがあります。

わずかな違いであっても給与計算の単価に影響することがありますので、こうした労務に関係する部分については、必要に応じて社会保険労務士にも確認していただきながら見直していきます。

最近の給与ソフトは、給与計算だけでなく、会計ソフトとの仕訳連携や社会保険関係の電子申請などにも対応しています。

これまで給与計算後に会計ソフトへ給与仕訳を入力していた場合でも、システムを連携することで二重入力を減らすことができます。

会計と給与をそれぞれ単独で考えるのではなく、給与計算から会計処理、その後の手続きまでを一つの流れとして考えることで、効率化できる部分が見えてきます。

一方で、新しいソフトに機能があるからといって、すべてを自動化する必要はありません。

自動化した方が便利な作業もあれば、会社独自の処理があるため、従来の方法を残した方が分かりやすい作業もあります。

今回も、

・自動化すると負担が減る業務
・人が確認した方がよい業務
・現在の方法を残した方がよい業務

を確認しながら、会社に合った方法を選択しました。

会計ソフトや給与ソフトのクラウド化は、単に新しいシステムへ変更するだけではありません。

長年使用してきた給与計算の設定や、日々の業務の流れを見直す良い機会でもあります。

給与計算の設定は、現在の就業規則や給与規程と合っているでしょうか。

会計ソフトとの連携によって減らせる作業はないでしょうか。

どの部分を自動化し、どの部分を今までの方法で残すのか。

会社に合った方法を見極めながら、一緒にソフトと業務の見直しを行いませんか。

小さな疑問でも構いませんので、お気軽にご相談ください。